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【メールフレーズ】リザーブストックからの自動送信メールに任意の内容を挿入する機能

メールフレーズ(mail_phrases)とは?

「メールフレーズ(mail_phrases)」とは、リザーブストックに用意されている「便利機能」の1つです。

この機能を「自動送信メール」に活用するコトで、「任意の内容」を一括で挿入するコトが可能です。

文章だけだと伝わりにくいので、以下に「ステップメール」への活用例について解説して行きます。

「メールフレーズ」は「ステップメール」への活用が一般的です

「ステップメール」は、内容やシナリオをあらかじめシステムに入力して作成します。

ですので、「任意の内容」を途中でメール本文に挿入するためには、1話ずつメールの再編集を行う必要があり非常に大変です。

このため、「ステップメール」では「最新イベントの宣伝」などを行うコトがとても難しいのです。

ですが、この「メールフレーズ」を活用すると、「任意の内容」を一括で挿入するコトができるので、「ステップメール」でも「最新イベントの宣伝」を簡単に行うコトができます。

「ステップメール」について、作り方や設定方法は以下の記事に詳しく書いてあるので、参考にしてみてください。

【ステップメール】リザーブストックでのステップメールの使い方と設定方法について

その他「メールフレーズ」が活用できる「自動送信メール」の種類について

また、「メールフレーズ」は「ステップメール」以外にも、あらゆる「自動送信メール」へと活用するコトができます。

「メールフレーズ」の機能を活用できる「自動送信メール」は、以下の通りです。

  • 自動返信メール(個別予約管理・イベント・物販・契約サービス管理)
  • サンキューメール
  • あれからいかがですか?メール
  • メールマガジン
  • ステップメール
  • ファストアンサーの回答文
  • ファストスコアの回答文

このように、様々な「自動送信メール」にて「メールフレーズ」の機能を活用するコトができます。

ですが、やはり先に解説した「ステップメール」での活用が、最も一般的と言えるでしょう。

メールフレーズを活用する手順について

さて、「メールフレーズ」とは何か?についてを理解していただけたなら、次は実際に「メールフレーズ」を活用する手順について解説をして行きます。

「メールフレーズ」を活用する手順は、以下の3ステップとなっています。

  1. 「任意の内容」を後で挿入する可能性のある箇所へ「トレーサー」を入力しておく
  2. 挿入したい「任意の内容」の入力と編集を行う
  3. メールが自動送信されると「トレーサー」が「任意の内容」に自動で入れ替わる

それでは、これら3つのステップについて、以下に詳しく解説を進めて行きます。

1. 「任意の内容」を後で挿入する可能性のある箇所へ「トレーサー」を入力しておく

「メールフレーズ」の機能を活用するためには、「任意の内容」を後で挿入する可能性のある箇所へと「トレーサー」を入力しておく必要があります。

例えば、「ステップメール」1話ごとの特定の箇所に、あらかじめ「メールフレーズ」の「トレーサー」として「((mail_phrases_1))」と入力しておくというコトです。

なお「リザーブストック」には、全部で3つの「メールフレーズ」の「トレーサー」が用意されています。

  • ((mail_phrases_1))
  • ((mail_phrases_2))
  • ((mail_phrases_3))

これら3種類の「メールフレーズ」の「トレーサー」を使い分けるコトで、全部で3種類の「任意の内容」をそれぞれ挿入するコトができます。

なお、以下の記事で「トレーサー」について詳しく解説しているので、必要な場合はチェックしてみてください。

【トレーサー】リザーブストックからの各種メール配信で足跡検知が出来る便利な機能

2. 挿入したい「任意の内容」の入力と編集を行う

次に、挿入したい「任意の内容」の入力と編集を行います。

「リザーブストック」のトップ画面より、以下の3つの手順で操作を行なってください。

  1. 左側にある濃いブルーの「全体設定」のボタンをクリック
  2. その下部に表示された薄いブルーの「メール全般の設定」をクリック
  3. 右下の保存ボタンをクリック

ここまでの手順に従うと、以下のような「mail_phrasesの設定」という見出しが表示されます。

この画面が表示されたら、「メールフレーズ」の1〜3へと、それぞれ「任意の内容」の入力と編集の作業を行います。

なお、「メールフレーズ」には、以下の2種類の入力箇所があります。

  1. 文字メール(文字のみ/携帯メールアドレス・ガラケー)
  2. HTMLメール(文字+画像や写真/パソコン・スマホ)

このように、入力できる内容と送信する対象がそれぞれ異なるので、「文字メール」と「HTMLメール」の両方への入力と編集を行うようにしましょう。

もしも「ステップメール」へと活用したい場合には、ここでは「最新イベントの宣伝」などを入力しておくと良いでしょう。

3. 右下の保存ボタンをクリック

このまでの3つの手順を全て終了させたら、画面右下にある「保存ボタン」を必ずクリックしてください。

すると、次にシステムがメールを自動送信する際に、あらかじめ入力しておいた「トレーサー」が、「任意の内容」へと自動的に入れ替わって配信されます。

もしも「ステップメール」への活用を目的として設定した場合には、挿入した「最新イベントの宣伝」が、全ての読者へと1話ずつ送信されます。

メールフレーズを活用する注意点について

これまで、「メールフレーズ」の使い方や活用法について、詳しく解説を進めて来ました。

ですが、実際に「メールフレーズ」を活用するとなると、注意しておいた方が良いポイントがいくつかあります。

そこで、以下に「メールフレーズ」を活用する注意点について、それぞれ詳しく解説を進めて行きます。

((mail_phrases_1))は「初期設定」であらゆる場所に入力されています

実は、「メールフレーズ」の「トレーサー」の1つである「((mail_phrases_1))」は、「リザーブストック」の初期設定にてあらゆる場所に入力されています。

ですので、初めて「メールフレーズ」を使う場合には、全く意図しない場所へ「任意の内容」が誤って表示されてしまう可能性があります。

ですので、「((mail_phrases_1))」を活用する場合には、あらゆる「自動送信メール」の本文をチェックして、不必要な場合には「トレーサー」を事前に消去しておく必要があります。

「任意の内容」を常に最新バージョンへとアップデートする必要があります

「メールフレーズ」を活用している場合は、「任意の内容」を常に最新バージョンへとアップデートする必要があります。

なぜなら、入力した「任意の内容」は、システムがメールを自動送信するたびに、自動的に挿入されてしまうからです。

例えば「ステップメール」へと「メールフレーズ」を活用している場合、最新バージョンへのアップデートを怠ってしまうと、すでに終了してしまった古いイベント情報が届いてしまいます。

ですので、「メールフレーズ」を活用している場合は、常に「任意の内容」を最新へと保つようにしましょう。

3種類の「メールフレーズ」を混同させないようにしましょう

もしも「メールフレーズ」を3種類全て活用している場合は、それぞれ別々の「任意の内容」を入力しているハズです。

ですのでその場合には、3種類の「メールフレーズ」を混同させないように注意しましょう。

混同して間違えてしまうと、全く異なるターゲットへと宣伝や最新情報が届いてしまうコトになります。

まとめ

いかがでしたか?

リザーブストックの便利機能である「メールフレーズの使い方と活用方法」について解説して来ました。

少し複雑に感じる箇所もあるとは思いますが、この記事を繰り返しチェックしながら「メールフレーズ」の活用を繰り返せば次第に慣れて行くハズです。

ですので是非ともこの記事を参考にして、リザストで「メールフレーズ」を活用してビジネスを成功に導いてください。

なお、リザーブストックの使い方については、以下の記事に詳しく解説をしているので、参考にしてみてください。

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小杉圭佑(けー先生)

小杉圭佑(けー先生)

2009年に起業し2016年に法人化しました。リモートワーカーとして全国を飛び回りながら好きなコトを仕事にして年商2000万円を実現しています。そのためのノウハウや集客メソッドを無料ブログとメールマガジンにてお伝えしています。

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